Digital konferens- & eventplanering
I september 2019 höll REMM (resfria/digitala möten i myndigheter, som drivs av Trafikverket) ett webbinarium om digitala konferenser. På webbinariet framfördes olika upplevelser av digitala konferenser. Ett exempel från Lunds universitet vittnade om en konferens som hade föregåtts av flera förberedelser – fler än för en fysisk konferens där alla deltagare finns på plats i samma lokal. Kameror hade riggats, teknisk personal och flera moderatorer hade använts.
Ett annat exempel som Göteborgs universitet delade med sig av berättade om en digital konferens som de själva hade anordnat, inför vilken en helt ny plattform hade byggts i WordPress för att kunna hantera deltagandet i konferensen som pågick under en tvåveckorsperiod. Förberedelserna sträckte sig då flera månader bakåt i tiden.
Digital konferens – en produkt av sin tid?
REMMs webbinarium gick av stapeln ett knappt halvår innan det stora utbrottet av covid-19. På kort tid förändrades det sätt på vilket vi arrangerar konferenser, events och möten. Alla de tekniska förberedelser som tidigare föregick en digital konferens reducerades snabbt till ett minne blott. Flera digitala plattformar som då befann sig i sin linda exploderade och snart var det mer regel än undantag att möten och konferenser hölls digitalt.
Plattform för digital konferens- & eventplanering
Trippus är en av de aktörer som erbjuder plattformar för digital konferens- & eventplanering inför evenemang som inkluderar ett stort antal deltagare. Redan 2003 lanserade de en egen mjukvara för att kunna erbjuda företag möjligheten till att håll en komplex digital konferens och event och är därför att beakta som något av en pionjär i branschen. De har kunnat bevittna utvecklingen av dessa plattformar från orkanens öga och betonar vikten av att rätt förutsättningar är väsentliga för att kunna genomföra en lyckad digital konferens – oavsett om talarna ska samlas i en studio på en och samma plats eller om vissa ska presentera digitalt från distans.
6 tips när du ska hålla en digital konferens
Att anordna en konferens innebär ofta mycket planering. Inför en digital konferens krävs däremot en lite annorlunda planering. Resor, transporter, logi och mat för deltagarna ersätts av andra viktiga aspekter som behöver falla på plats. Här är sex tips som du kan dra nytta av när du ska arrangera ett digitalt event.
1. Använd en pålitlig plattform
Ett så stort digitalt event som en konferens ställer vissa tekniska krav på den plattform som används. Den ska vara stabil, säker, pålitlig och enkel. Det ska vara lätt att manövrera för de som arrangerar konferensen, men också enkelt att använda för de deltagare som ansluter som åhörare.
2. Informera och instruera
Skicka i god tid ut information och instruktioner till alla deltagare som ska närvara under konferensen. Detta minimerar eventuella oklarheter kring hur det går till att ansluta och ger även deltagarna möjligheter att planera in vilka andra aktiviteter de vill närvara på i samband med konferensen.
3. Sätt tydliga regler
Bestäm på förväg vilka regler som gäller under konferensen. Det kan handla om att ha mikrofonen avstängd när man inte har ordet, att ha kameran påslagen, att skriva frågor i chatten och att ansluta i god tid innan konferensen drar i gång. Tydliga regler skapar ordning och struktur.
4. Utse en moderator
För att en digital konferens ska löpa linan ut på ett smidigt sätt kan det vara en god idé att utse en moderator som koordinerar och hanterar kommentarer som kan vara svåra för en talare att snappa upp. Med en moderator kan en digital konferens bli mer strukturerad och frågor från åhörarna kan lyftas på ett smidigt sätt.
5. Anordna mingel
Många tycker att det är trevligt att mingla och knyta nya kontakter när de är på en konferens. Ta tillvara på detta även under en digital konferens och anordna mindre events; lunchträning, språkkurser eller varför inte speeddejting? Låt fantasin flöda och deltagarna få chansen att utöva det sociala, fria samspelet sinsemellan. Friskis & Svettis listar flera anledningar till varför det är bra att träna tillsammans.
6. Aktivera deltagarna
Se till att aktivera deltagarna i konferensen genom att ställa frågor. Detta kan göras både innan, under och efter avslutad konferens. Med hjälp av frågor får alla deltagare möjlighet att känna sig uppmärksammade och de ges en chans att dela med sig av sina reflektioner av konferensen.